Εξηγώντας τον μυστηριώδη κόσμο της εταιρικής συμμόρφωσης
Της Ντορίνας Μάστορα
Τα τελευταία χρόνια η "συμμόρφωση" έχει γίνει κάτι σαν σύνθημα στους κυβερνητικούς, επιχειρηματικούς και επαγγελματικούς κύκλους, ενώ η αντιληπτή έλλειψη "συμμόρφωσης" μπορεί να οδηγήσει σε αρνητικούς τίτλους ειδήσεων και στην πτώση οργανισμών και πολλών δημόσιων προσώπων.
Ήταν η μη συμμόρφωση του πρώην υπουργού του Ηνωμένου Βασιλείου, Nadhim Zahawi, με τους υπουργικούς κώδικες που εξόργισε πολλούς συναδέλφους του και ανάγκασε την πρόσφατη απομάκρυνσή του από το αξίωμα και όχι οι πραγματικές φορολογικές αδιακρισίες του. Πράγματι, η έννοια της "συμμόρφωσης" έχει καταστεί ζωτικής σημασίας τόσο για τους οργανισμούς όσο και για τους ιδιώτες, δημιουργώντας ένα εντελώς νέο επάγγελμα, αυτό του υπεύθυνου συμμόρφωσης. Στην πραγματικότητα, οι περισσότεροι μεγάλοι οργανισμοί στεγάζουν πλέον ολόκληρα τμήματα αυτής της κάποτε σπάνιας φυλής, με αποτέλεσμα πολλοί να αναρωτιούνται ποιος ακριβώς είναι ο ρόλος τους και τι πρέπει όλοι να συμμορφωνόμαστε;
Ρόλος του υπεύθυνου συμμόρφωσης
Νομική συμμόρφωση είναι η τήρηση όλων των σχετικών εθνικών και διεθνών νόμων και κανονισμών. Στην απλούστερη εκδοχή του, ο ρόλος των υπευθύνων συμμόρφωσης είναι να διασφαλίζουν ότι ο οργανισμός για τον οποίο εργάζονται το πράττει αυτό. Για το σκοπό αυτό τείνουν να συμμετέχουν στον καθορισμό και την παρακολούθηση των εσωτερικών πολιτικών και διαδικασιών που έχουν σχεδιαστεί για να διατηρούν τον οργανισμό "σε καλό δρόμο" και να ακολουθούν τις βέλτιστες πρακτικές. Ο ρόλος τους είναι ένας ρόλος συνεχούς εξέλιξης, δεδομένου ότι πρέπει πάντα να γνωρίζουν τους τελευταίους νόμους και κανονισμούς και να είναι σε θέση να τους μεταφέρουν σε διαδικασίες για τη συμμορφούμενη λειτουργία του οργανισμού.
Αν αναλυθεί στα βασικά της στοιχεία, η συμμόρφωση ασχολείται με τον εντοπισμό και την πρόληψη παραβάσεων, λαθών και παραλείψεων, την παρακολούθηση των συστημάτων, τη συμβουλευτική συμβολή σε συστήματα και διαδικασίες και την υποβολή εκθέσεων σχετικά με τις επιδόσεις συμμόρφωσης.
Ωστόσο, μια πτυχή της συμμόρφωσης, και του ρόλου του υπευθύνου συμμόρφωσης, που συχνά παραβλέπεται, αλλά αποτελεί τον λόγο ύπαρξής της, είναι ότι η συμμόρφωση προάγει την εμπιστοσύνη εκ μέρους των οργανισμών, των επιχειρήσεων και των ατόμων με τα οποία κάποιος μπορεί να επιθυμεί να συνεργαστεί ή να συναλλάσσεται. Ένας από τους σημαντικότερους παράγοντες κερδοφορίας είναι η εμπιστοσύνη που οικοδομείται με τους πελάτες και τους προμηθευτές. Η δημόσια αποδεδειγμένη τήρηση, για παράδειγμα, των προτύπων παραγωγής, των διαδικασιών καταπολέμησης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες, των φορολογικών νόμων, των κανονισμών υγείας και ασφάλειας και των οικονομικών κυρώσεων αποδεικνύει τον επαγγελματισμό και προάγει την εμπιστοσύνη σε έναν οργανισμό.
Στις επιχειρήσεις, η εμπιστοσύνη οικοδομεί την αφοσίωση στο εμπορικό σήμα και στους προμηθευτές δημιουργώντας μακροχρόνιες κερδοφόρες σχέσεις προς όφελος όλων. Η εμπιστοσύνη στις κυβερνήσεις και τους θεσμούς εμπνέει εμπιστοσύνη σε αυτές και υποστήριξη προς αυτές. Η απώλεια της εμπιστοσύνης μπορεί να είναι ένα δύσκολο και μερικές φορές αδύνατο ζήτημα να επιλυθεί, όπως μπορεί να μαρτυρήσει ο Gerald Ratner για την κατάρρευση της εταιρείας του αξίας πολλών εκατομμυρίων λιρών, όταν έδωσε μια δημόσια ομιλία στην οποία χαρακτήρισε τα προϊόντα κοσμημάτων της εταιρείας του ως "σκατά".
Έτσι, ενώ πολλοί μπορεί να θεωρούν τη συμμόρφωση και τους υπεύθυνους συμμόρφωσης στην καλύτερη περίπτωση ως ένα αναγκαίο κακό, ίσως θα έπρεπε να τους επαναπροσδιορίσουν και τους δύο ως ένα σημαντικό πλεονέκτημα!
Οι Δίδυμοι του επαγγελματικού κόσμου
Πολλοί εργαζόμενοι (μερικές φορές συμπεριλαμβανομένων των στελεχών) θα θεωρήσουν τον υπεύθυνο συμμόρφωσης ως τον "κακό" στον οργανισμό τους. Αυτός, ή αυτή, είναι το πρόσωπο που συχνά θεωρείται ότι προσθέτει "περιττή" γραφειοκρατία και εκνευριστικά βήματα σε μια εργασία. Για να είμαστε ειλικρινείς, λίγοι άνθρωποι δέχονται εύκολα την ιδέα ότι οι ενέργειές τους ελέγχονται, και μέσα σε έναν οργανισμό οι συνάδελφοι μπορεί να δυσανασχετούν με την αίσθηση ότι παρακολουθούνται συνεχώς. Γι' αυτούς ο υπεύθυνος συμμόρφωσης μπορεί συχνά να θεωρηθεί ως ενοχλητικός παράγοντας που εμποδίζει την εκτέλεση της εργασίας τους, αφού είναι πάντα εκεί για να ζητήσει περισσότερες πληροφορίες, περισσότερα έγγραφα και έναν ακόμη φάκελο "γνωρίστε τον πελάτη σας"! Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε μια κουλτούρα "εμείς" και "αυτοί", όπου κάποιοι υπάλληλοι αισθάνονται ότι είναι αυτοί που "παράγουν" για τον οργανισμό, ενώ θεωρούν την ομάδα συμμόρφωσης παρασιτική
Ούτε αυτή η αρνητική άποψη περιορίζεται πάντα σε εκείνους που βρίσκονται εντός του οργανισμού. Ποιος από εμάς δεν έχει βλαστημήσει όταν υποβάλλεται σε μια σειρά ερωτήσεων και ελέγχων πριν μπορέσει να κάνει μια απλή ερώτηση στην τράπεζά του στο τηλέφωνο; Πόσοι από εμάς έχουμε νιώσει απογοήτευση όταν πρέπει να αποδείξουμε επανειλημμένα την ταυτότητά μας σε έναν οργανισμό με τον οποίο μπορεί να συναλλάσσονται εδώ και δεκαετίες; Πράγματι, πολλοί από εμάς αναρωτιούνται συχνά φωναχτά γιατί, όταν πραγματοποιούμε μια απλή νόμιμη συναλλαγή με τα δικά μας νομίμως αποκτηθέντα κεφάλαια, πρέπει να περάσουμε από τόσα πολλά στεφάνια;
Ωστόσο, αυτός ο ίδιος "κακός τύπος" είναι και ο "καλός τύπος" που μας προστατεύει. Πολλοί από εμάς έχουν λόγο να ευχαριστούν τα άτομα και τα συστήματα συμμόρφωσης που εντοπίζουν τις μη φυσιολογικές συναλλαγές στους λογαριασμούς μας και ζητούν από εμάς επιβεβαίωση ότι είναι νόμιμες και όχι αποτέλεσμα κλοπής ή απάτης. Όταν ανακοινώνονται στον Τύπο παραβιάσεις εταιρικών δεδομένων, δεν είμαστε ευτυχείς που οι επιχειρήσεις για τις οποίες εργαζόμαστε ή με τις οποίες συναλλασσόμαστε διαθέτουν συστήματα για την προστασία από τέτοια περιστατικά; Δεν μας αρέσει να είμαστε σίγουροι ότι το σπίτι ή η επιχείρηση που νομίζουμε ότι μόλις αποκτήσαμε ανήκε πράγματι στο πρόσωπο που το "πούλησε"; Δεν είναι προτιμότερο να είμαστε σίγουροι ότι τα χρήματα που λαμβάνουμε είναι "καθαρά" και όχι ξεπλυμένα;
Χωρίς τους "κακούς" μας δεν μπορούμε να έχουμε τέτοια διαβεβαίωση και οι αρνητικές συνέπειες μιας παραβίασης της συμμόρφωσης μπορεί να έχουν καταστροφικές ή/και δαπανηρές συνέπειες. Η πτώση της Enrons, και η φυλάκιση αρκετών μελών της ηγετικής της ομάδας, ήταν μία από τις πιο συγκλονιστικές και ευρέως αναφερόμενες παραβιάσεις της δεοντολογικής συμμόρφωσης όλων των εποχών. Δεν πτώχευσε μόνο η εταιρεία, αλλά κατέστρεψε και την Arthur Andersen, μία από τις μεγαλύτερες ελεγκτικές εταιρείες στον κόσμο. Το 2021 η ABN Amro (480 εκατ. ευρώ), η NatWest Bank (264 εκατ. στερλίνες), η Deutsche Bank (120 εκατ. ευρώ), η JP Morgan (125 εκατ. δολάρια) και η Credit Suisse (147 εκατ. στερλίνες) έλαβαν υψηλά πρόστιμα για διάφορες ιστορικές παραλείψεις συμμόρφωσης, οι οποίες επίσης έβλαψαν τη φήμη τους.
Εν ολίγοις, θα μπορούσε να υποστηριχθεί ότι ο υπεύθυνος συμμόρφωσης δεν θα πρέπει να εκλαμβάνεται ως ο "εσωτερικός εχθρός", αλλά μάλλον ως βασικό συστατικό στοιχείο ενός οργανισμού, που συμβάλλει στη διασφάλιση της νομιμότητας και στη δημιουργία, φήμης, εμπιστοσύνης και κερδοφορίας.
Ένας καλός υπεύθυνος συμμόρφωσης
Ένα σύστημα συμμόρφωσης είναι τόσο καλό όσο και τα συστατικά του, οπότε τι κάνει ένα άτομο κατάλληλο για μια καριέρα στον τομέα της συμμόρφωσης; Όπως συμβαίνει με κάθε εργασία, ένας ρόλος εκτελείται καλύτερα από εκείνους που πραγματικά αγαπούν να τον κάνουν και βλέπουν την αξία του ρόλου τους. Λέγεται ότι ένας επιτυχημένος υπεύθυνος συμμόρφωσης θυμάται πάντα την αποστολή: "Ακολούθησε τις κατευθυντήριες γραμμές" και "Μια δουλειά που γίνεται με φροντίδα και συμπόνια, είναι μια δουλειά που γίνεται καλά!"
Ωστόσο, δεν είναι μια δουλειά για την οποία είναι κατάλληλοι όλοι. Τα ακόλουθα πρέπει να θεωρούνται σημαντικές βασικές δεξιότητες
- Η ικανότητα αλληλεπίδρασης με τους ανθρώπους με θετικό και εποικοδομητικό τρόπο. Πρέπει να είναι σε θέση να οικοδομούν σχέσεις εμπιστοσύνης εντός και εκτός του οργανισμού και να έχουν την ικανότητα να μεταβάλλουν την αντίληψη της λειτουργίας συμμόρφωσης από βάρος σε όφελος.
- Η ικανότητα να κατανοούν πλήρως τα προβληματικά ζητήματα που μπορεί να προκύψουν και να βοηθούν στην εξεύρεση εναλλακτικής λύσης χωρίς τον κίνδυνο παραβίασης των κανόνων.
- Η κατοχή διοικητικών δεξιοτήτων και η αυτοπεποίθηση στο χειρισμό δεδομένων. Είναι απαραίτητο να είστε αισιόδοξοι, δημιουργικοί, να αναλαμβάνετε πρωτοβουλίες και να μετριάζετε τους κινδύνους.
- Η ικανότητα να αναγνωρίζετε τη "μεγάλη εικόνα" και να αγκαλιάζετε την αλλαγή. Ένας καλός υπεύθυνος συμμόρφωσης πρέπει να είναι ένα βήμα μπροστά και να προβλέπει τις αλλαγές (π.χ. την άνοδο της ηλεκτρονικής επεξεργασίας, την εμφάνιση των κρυπτογραφικών περιουσιακών στοιχείων κ.λπ.) και να λαμβάνει μέτρα για την προσαρμογή των πολιτικών και των διαδικασιών προκειμένου να προστατεύσει την εταιρεία υπό το πρίσμα αυτών των αλλαγών
- Η ικανότητα εξισορρόπησης των εμπορικών και κανονιστικών κινδύνων με την κατανόηση των νόμων που αφορούν τον οργανισμό του
- Η ικανότητα διαχείρισης συγκρούσεων. Η επίδειξη καλής συναισθηματικής νοημοσύνης με τους συναδέλφους θα συμβάλει στη διάδοση μιας θετικής κουλτούρας συμμόρφωσης μεταξύ τους
Ωστόσο, πάνω από όλα αυτά, τα χαρακτηριστικά που είναι πιο απαραίτητα είναι η προσωπική ακεραιότητα και το θάρρος. Οι ενέργειες ενός υπευθύνου συμμόρφωσης πρέπει να είναι άμεμπτες και, εάν είναι απαραίτητο για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης, πρέπει να είναι πρόθυμος να ορθώσει το ανάστημά του απέναντι στα ανώτερα στελέχη του οργανισμού του. Δεν πρέπει να επιτρέπει στον εαυτό του να εκφοβίζεται από το να κάνει "το σωστό", ακόμη και αν υπάρχει πιθανότητα να του κοστίσει τη θέση του. Σίγουρα, οι συνταξιούχοι και οι εργαζόμενοι από το φιάσκο της Mirror News Group θα καλωσόριζαν την παρέμβαση μιας ισχυρής ομάδας συμμόρφωσης που θα αντιμετώπιζε τον εκφοβιστικό χαρακτήρα του Robert Maxwell και θα επέμενε στους κατάλληλους οικονομικούς ελέγχους και την εταιρική διακυβέρνηση.
Ο ιδανικός υπεύθυνος συμμόρφωσης είναι ο σερίφης και όχι ο πιστολέρο. Είναι ένα άτομο που έχει καλή κρίση και λαμβάνει επαγγελματική ικανοποίηση όταν παρατηρεί ότι όλοι οι πελάτες του εντός και εκτός του οργανισμού είναι, όπως λέει το παλιό ιταλικό ρητό, "Sani e salvi" (ασφαλείς και υγιείς)
Έτσι, την επόμενη φορά που θα νιώσετε την τάση να εκτονώσετε την απογοήτευσή σας για τα συστήματα "συμμόρφωσης" που συναντάτε και τα άτομα που τα χειρίζονται, ίσως ήρθε η ώρα να σταματήσετε και να σκεφτείτε τι ακριβώς θα συνέβαινε χωρίς αυτά!
Η Ντορίνα Μάστορα είναι αναπληρώτρια λειτουργός συμμόρφωσης στην Elias Neocleous & Co LLC
Τα περιεχόμενα αυτού του άρθρου, συμπεριλαμβανομένων των σχετικών εικόνων, ανήκουν στην Cyprus Mail
Οι απόψεις και οι γνώμες που εκφράζονται είναι του συγγραφέα ή/και της Cyprus Mail
Πηγή
